In de 4 blogs ‘matchfixing in vastgoed’ lichten we toe hoe vastgoed als bedrijfsmiddel optimaal ingezet kan worden om organisaties te ondersteunen hun doelen te bereiken. Er is geen organisatie hetzelfde. Niet in missie, visie, strategie, noch in primair proces, cultuur en structuur. Het matchen van het vastgoed (anders gezegd ‘de huisvesting’) vraagt dus om maatwerk. Het proces dat gebruikt wordt om deze match te bewerkstelligen hoeft echter niet telkens opnieuw bedacht te worden, maar volgt een logisch stappenplan.

Bij BLOC hebben we hiervoor een eenduidige methode ontwikkeld die we in deze serie blogs nader toelichten. In blog 1 hebben we het gehad over het inventariseren van de why (missie en visie) en de how (strategie) van organisaties. In blog 2 zijn we ingezoomd op de what (primair proces) en de who (cultuur en structuur). In dit 3e blog gaan we de eerste stap maken met het daadwerkelijk matchen van vastgoed. We vertellen hoe we het bedrijfsbeleid middels vastgoedfocus en 10 verschillende vastgoedstrategieën verankeren in de huisvesting. Ten slotte gaan we in blog 4 nog een stapje verder met de invulling van het strategisch vastgoedplan, ook wel de huisvestingsstrategie genoemd.

 

Theorie: van structuur & strategie naar vastgoedfocus

Pas als het bedrijfsbeleid en de identiteit van de organisatie helder zijn, kan er een koppeling met het vastgoed gemaakt worden. We starten dus altijd met een uitgebreide KYC (know your customer) zoals in blog 1 en 2 is beschreven. Vervolgens kan aan de hand van de structuur en de bedrijfsstrategie de vastgoedfocus (Geerards, 2013) worden gedefinieerd: een eerste theoretische richting voor de huisvestingsstrategie die optimaal zal bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. De wijze waarop een bedrijf gestructureerd is, in combinatie met de organisatiestrategie, geeft namelijk duidelijke richting aan hoe een bedrijf haar huisvesting het beste in kan zetten om haar doelen te bereiken. De structuur geeft inzicht in de mogelijke opzet van de portefeuille (witte vlekkenplan = geografische spreiding van locaties) en de strategie geeft een eerste aanzet tot een optimale inzet van de locaties en het gebruik daarvan. Vastgoed en werkplekconcepten worden in eerste instantie ingezet voor de organisatie en vanuit dat perspectiefbetreft het formuleren van de vastgoedfocus de wat meer ‘koude en formele’ koppeling tussen vastgoed en het bedrijf.

In blog 1 gaven we aan dat bedrijven zich algemeen gezien richten op vier verschillende strategieën: kostenleiderschap, productleiderschap, klantenpartnership en/ of het ontlopen van concurrentie. Hieronder geven we een toelichting op de bijbehorende vastgoedfocus:

1. Kostenleiderschap
Bij de strategie van kostenleiderschap gaat het de organisatie er voornamelijk om efficiënt om te gaan met middelen (kostenreductie) en processen zo veel mogelijk te standaardiseren, zodat producten vervolgens zo goedkoop mogelijk aangeboden kunnen worden. De vastgoedfocus ligt daarom op de minimalisatie van huisvestingskosten, de standaardisatie van werkomgevingen en op het bevorderen van efficiency in het productie- en dienstverleningsproces middels de huisvesting.

2. Productleiderschap
Kiest de organisatie een strategie van productleiderschap, dan richt de organisatie zich op het leveren van de beste en/of nieuwste producten of diensten, waarbij deze een bestaand product of dienst continu verbeteren. De focus ligt op productinnovatie, waardoor de vastgoedfocus zal liggen bij het stimuleren van creativiteit benodigd voor innoveren, maar ook bij flexibiliteit, omdat de werkwijze om te komen tot het vernieuwde product door de toegepaste aanpassingen telkens kan veranderen.

3. Klantenpartnership
Streeft de organisatie een strategie van klantenpartnership na, dan richt de organisatie zich volledig op het inspelen op de wensen van klanten en op het leveren van de beste service. De klant staat centraal en optimaal klantcontact en servicegerichtheid zijn de belangrijkste competenties binnen de organisatie.  De vastgoedfocus is daarom gericht op het ondersteunen van de verkoop, het verlenen van de desbetreffende services, en op een uitstraling die past bij het ‘niveau’ van de producten of diensten die worden aangeboden.

4. Ontlopen van concurrentie
Bij ‘ontlopen van concurrentie’ richt de organisatie richt zich op het leveren van producten of diensten die door anderen nog niet op de markt worden aangeboden; op iets compleets nieuws. De focus van het bedrijf ligt bij het creëren van een uniek aanbod, een nieuwe ‘waarde’. Hetgeen wordt aangeboden op de markt is gestoeld op proces-, product- of businessmodelinnovatie en voldoet aan de veranderende verwachtingen of eisen die leven binnen de maatschappij. De vastgoedfocus is zodoende gericht op het stimuleren van waarde-innovatie en op het promoten van een cultuur passend bij deze nieuwe waarden.

 

VOORBEELD: LIDL

LIDL hanteert duidelijk de strategie kostenleiderschap: het doel is om zo laag mogelijke kosten voor hun producten te kunnen realiseren en deze doelstelling wordt uitgedragen in het gehele uiterlijk van de organisatie en haar vastgoed. De winkels van LIDL zijn meestal op locaties buiten het centrum van steden gevestigd. Goed bereikbare meer perifere plekken die minder huurkosten met zich meebrengen dan A-locaties in centra. Daarbij zien de winkels er degelijk en betrouwbaar uit, maar het is wel terug te zien dat het om een prijsvechter gaat doordat er geen schappen, maar dozen worden gebruikt voor het tentoonstellen van de producten. Daarbij heeft LIDL door dat de duurste vierkante meters de lege ruimtes zijn. Daarom wordt elk plaatsje benut om producten in de dozen te presenteren. LIDL winkels zijn over het algemeen winkels die behoorlijk vol staan. Misschien niet esthetisch het mooiste om te zien, maar ontzettend kostenefficiënt, waardoor LIDL haar scherpe prijzen kan handhaven. Bovendien geeft LIDL hier een sterke boodschap mee af: wij zijn de goedkoopste en dat zie je terug in elk detail.

Praktijk: van missie & cultuur naar 10 vastgoedstrategieën

Zoals hierboven gesteld, richt de vastgoedfocus zich wat meer op de ‘koude en formele’ koppeling tussen vastgoed en het bedrijf. Maar uiteindelijk bestaat een organisatie uit mensen, dus het werkplekconcept en de huisvesting moet met name functioneren voor alle individuen die samenkomen op die werkplek. De vastgoedfocus geeft de grote lijn aan voor de huisvestingsstrategie, maar er zijn onderliggend 10 verschillende vastgoedstrategieën (Geerards, 2013) die binnen de huisvestingsstrategie een rol spelen. Hier betreft het meer de ‘zachte en informele’ koppeling tussen vastgoed en het bedrijf omdat deze strategieën meer ingaan op de achterliggende drijfveren die de werknemers belangrijk vinden bij de invulling van de vastgoedfocus. Het is daarom van belang prioriteit te geven aan de diverse vastgoedstrategieën: welke strategieën vindt de organisatie het belangrijkst bij het maken van huisvestingskeuzes, en zijn deze in lijn met de richting van de vastgoedfocus?

We onderscheiden 10 vastgoedstrategieën:

1.   Het vergroten van de balanswaarde
2.   Het bevorderen van marketing en sales
3.   Het stimuleren van innovatie
4.   Het vergroten van de werknemers-tevredenheid
5.   Het verhogen van de productiviteit
6.   Het zorgdragen voor flexibiliteit
7.   Het minimaliseren van (huisvestings)kosten
8.   Het ondersteunen van de dienstverlening
9.   Het ondersteunen of veranderen van de cultuur
10. Het beheersen van risico´s en zorgen voor veiligheid

Per vastgoedstrategie wordt het vastgoed op een andere wijze gebruikt om de vastgoedfocus verder te optimaliseren. BLOC bezit de kennis om voor elk van de 10 strategieën vastgoed op een passende manier in te zetten. Wil je graag meer weten over deze 10 strategieën? Maak een afspraak met ons, zodat we kunnen zien op welke wijze jouw organisatie van deze strategieën gebruik kan maken.

 

VOORBEELD: GEVANGENIS

Een wellicht verrassend en enigzins theoretisch voorbeeld, is een gevangenis. De overheid hanteert voor een gevangenis namelijk de vastgoedfocus klantenpartnership: de organisatie richt zich volledig op het inspelen op de door de rechter opgelegde ‘wensen’ van de ‘bajesklant’ (het op een respectvolle manier zo minimalistisch mogelijk huisvesten van personen). De gevangenen staan centraal en gecontroleerd klantcontact en procesmatige service (eten, luchten, bewegen, klussen, etc.) zijn de belangrijkste competenties binnen de organisatie.  De vastgoedfocus is daarom gericht op het ondersteunen van dit ‘verkoopproces’, het verlenen van de desbetreffende services en op een uitstraling die past bij het ‘niveau’ van de dienst ‘gevangenschap’. De vastgoedstrategie zal zich daarbij vooral richten op het beheersen van risico’s en het zorgen voor veiligheid. De risico’s betreffen risico’s op uitbraak, opstand of calamiteiten, het voorkomen daarvan en het controleren van een dergelijke situatie indien deze zich onverhoopt voordoet. Hiermee richt men zich op de veiligheid van de maatschappij (het uit de maatschappij houden van de gevangenen), maar zeker ook op het veilig huisvesten van de gevangenen zelf en het minimaliseren van risico’s die de huisvesting in gevaar kunnen brengen (brandrisico’s, ziekten, etc.).

Puur kijkend naar de betekenis van de verschillende strategieën zullen bedrijven alle strategieën in zekere zin (willen) toepassen, maar van belang is om helder af te stemmen waarop het bedrijf daadwerkelijk de nadruk legt. Bovendien speelt tijdbesef een belangrijke rol, omdat een lange termijn basisstrategie naar de achtergrond gedrukt kan worden als het bedrijf tijdelijk een korte termijnstrategie in wil zetten om een specifiek resultaat te behalen. Het duidelijk vastleggen van de prioriteiten, of het laten ranken van de vastgoedstrategieën uit figuur 2, geeft het management en de corporate real estate management-afdeling duidelijke beleidskaders mee bij de invulling van de huisvestingsstrategie.

 

Matchen van theorie en praktijk

Een ranking van de vastgoedstrategieën laat duidelijk zien of de meer theoretische vastgoedfocus daadwerkelijk door medewerkers en het managementteam in praktijk ook zo beleefd wordt. Is de bedrijfsstrategie gestoeld op kostenleiderschap en de vastgoedfocus daarmee gericht op kostenreductie? Dan ontstaat er een mismatch wanneer aan het vergroten van werknemerstevredenheid invulling wordt gegeven door zich te vestigen op een toplocatie met een luxe en dure inrichting. Ook draagt het matchen van theorie en praktijk bij aan het op punt zetten van organisatorische beleidsdiscussies, zodat als er harde keuzes gemaakt moeten worden, er eerder al een duidelijk richting is meegegeven die past bij de bedrijfsvoering.

 

Blog 4: op naar een concrete huisvestingsstrategie

Nu een inventarisatie is gemaakt en het duidelijk is op welke vastgoedstrategieën de organisatie stuurt en welke vastgoedfocus zij heeft op lange termijn, kan invulling worden gegeven aan het strategisch vastgoedplan, de daadwerkelijke huisvestingsstrategie. In blog 4 zullen we helder uiteenzetten welke onderwerpen in de huisvestingsstrategie aan bod dienen te komen.

Ook een herijking van je huisvestingsstrategie?

BLOC ontwikkelt vastgoed en werkplekconcepten specifiek voor de gebruiker, dus voor de organisatie, maar met name voor alle individuen die samenkomen op die werkplek. We starten dus altijd met een uitgebreide KYC: know your customer. We identificeren door middel van gesprekken, deskresearch en sprintsessies als eerst de missie, visie, strategie, het primair proces, de cultuur en structuur van onze klant. Daarna helpt BLOC met het identificeren van de vastgoedfocus, ranken we de 10 verschillende vastgoedstrategieën en stellen we of herijken we het strategisch vastgoedplan, de huisvestingsstrategie.

Nu al interesse? Of wil je meer informatie over dit traject? Neem contact op met Jan!

Contacteer Jan!

Jan van Zuijlen

Jan van Zuijlen