In dit laatste blog uit deze serie van 4, gaan we dieper in op het strategisch vastgoedplan, ook wel de huisvestingsstrategie genoemd. Het strategisch vastgoedplan is het document waarin wordt vastgelegd hoe de organisatie de komende 5 tot 10 jaar haar vastgoed zal inzetten om de organisatiedoelen te behalen. Het wordt gevoed vanuit het strategisch plan van de organisatie en de ontwikkelingen op het gebied van de primaire processen (blog 1 en 2), aangevuld met de beleidsanalyses die we bespraken in blog 3: de vastgoedfocus en de 10 gerankte vastgoedstrategieën. In dit blog gaan we in op de opbouw van het strategisch vastgoedplan zelf en geven we inzicht in de 8 verschillende onderwerpen die daarin behandeld worden.

1. De vastgoedportefeuille: typen locaties en witte-vlekken plan

Wat voor typen vastgoed hebben we nodig om ons werk te kunnen doen en waar zijn we gevestigd?

Afhankelijk van het primaire proces en alle daarbij ondersteunende processen van het bedrijf, zal er bepaald moeten worden welke typen vastgoed nodig zijn om deze processen te faciliteren. Denk hierbij aan kantoorlocaties (hoofdkantoor, kernkantoor, regiokantoor, flexwerkplek, thuiswerkplek), onderzoeklocaties, productielocaties, distributielocaties, verkooplocaties, bij-de-klant-locaties en tijdelijke externe ‘evenement’-locaties. De meeste bedrijven hebben verschillende typen vastgoed nodig. Bijvoorbeeld Coolblue, die naast de webwinkel ook fysieke winkels gebruikt, distributiecentra inzet om de producten op de juiste plek te rijgen en kantoren houdt om plek te hebben voor de diensten die alle operaties ondersteunen.

Naast het definiëren van de benodigde typen vastgoed wordt aangeven wáár de organisatie gevestigd dient te zijn, op welke strategische locatie(s) (internationaal, nationaal, regionaal, lokaal) en op welke wijze het witte-vlekkenplan ingevuld zal worden. Voor productiebedrijven is het zinvol om zich dicht bij de grondstoffenleveranciers te vestigen (bijvoorbeeld bij zware industrie). Voor andere organisaties (zoals retailers en zorg- en/of onderwijsinstellingen) is het juist van belang om zich dicht bij de klant of het verzorgingsgebied te bevinden. Dienstverlenende of innovatieve bedrijven vestigen zich bij voorkeur in elkaars omgeving, omdat clustering de uitwisseling van kennis en kunde kan bevorderen. Ook vestigen bedrijven zich op locaties waar men verwacht het juiste personeel te kunnen aantrekken.

 

2. Ruimtegebruik & werkplekconcept

Waarvoor gebruiken we onze ruimten (tijd) en hoe werken we daar (concept)?

Een andere richtlijn die bepaald wordt, is hoe men om zal gaan met ruimtegebruik. Voor bijvoorbeeld kantooromgevingen wordt beleid bepaald of ieder zijn eigen kantoor of vaste werkplek heeft, of dat men gebruik maakt van een kantoortuin met aanlandplekken om samenwerking te stimuleren, in combinatie met bijvoorbeeld concentratie- en belplekken in meer afgesloten ruimten. Het is noodzakelijk afdelingen ten opzichte van elkaar goed te positioneren. Een andere belangrijke factor hierbij is het ruimtegebruik per werknemer. Dit wordt niet alleen bepaald door de ruimte van de fysieke werkplek uitgedrukt in m2, maar ook door de gemiddelde aanwezigheid van werknemers, afgezet tegen piek- en daluren. Efficiëntieslagen worden behaald door het meten van het fysieke gebruik en het toetsen van de hoeveelheid tijd dat werknemers zich bevinden bij klanten, op andere vestigingen, of juist thuis aan het werk zijn. Daarnaast wordt het werkplekconcept bepaald, op welke wijze men interactie stimuleert tussen collega´s onderling, tussen afdelingen en tussen de organisatie en de buitenwereld. Een goede wijze om invulling te geven aan een optimale benutting van ruimte afgezet in tijd is Activity Based Working (lees ons blog daarover). Hierbij speelt een hoge mate van flexibiliteit (het kunnen gebruiken van ruimten passend bij je actuele taak of activiteit) een belangrijke rol. Extra vraagstukken: Kunnen ruimten multifunctioneel worden ingezet, of zijn ruimten juist ingericht voor een specifiek gebruik (bijvoorbeeld voor laboratoriumwerkzaamheden of productie)? Kan er een flexibele schil worden gecreëerd, waarbij men binnen een gebouw opties heeft tot groei, of waarbij men tussentijds nog ruimten mag afstoten?

3. Identiteit & branding

Op welke wijze is ons merk en waar we voor staan voel- en zichtbaar voor onze medewerkers en bezoekers?

Organisaties ontlenen hun identiteit in zekere zin aan huisvesting. Het is dus van groot belang de identiteit of het imago van de organisatie te bevestigen of te versterken met het vastgoed. Herkenbaarheid speelt hierbij een hoofdrol. Naast het feit dat de herkenbaarheid van het bedrijf wordt uitgedragen door het toevoegen van allerlei uitingen zoals (gevel)reclame, logo´s, lettertypen, slogans en het gebruik van bedrijfskleuren, zal de identiteit ook worden ontleend aan het materiaalgebruik en de uitstraling van de ruimte. Jonge innovatieve bedrijven zullen veel meer de nadruk leggen op communicatie en interactie bij het inrichten van ruimten en bij de keuzes voor materiaalgebruik. Bij hen zal er ook meer draagvlak zijn voor ontspanningsruimten en ondersteunende faciliteiten voor werknemers, zodat dit zal leiden tot creativiteit en toenemende productiviteit. Door tijdens de inventarisatie (zie blog 1 en 2) goed naar voren te halen wat de cultuur van het bedrijf is en waar de daadwerkelijke kern van de missie ligt, kan middels het werkplekconcept, de materiaalkeuzes, de interne sfeer, de look & feel en de juiste afstemming van werkzaamheden en het tijdsverblijf in de daarvoor benodigde ruimten, de corporaty identity middels branding voelbaar worden gemaakt op de werkvloer.

 

VOORBEELD: Google & Apple

Google is een goed voorbeeld van een bedrijf dat door middel van het vastgoed haar imago versterkt.  De filosofie van Google is dat men door samenwerking sneller innoveert en dat men daarom de werkplek op kantoor zou moeten prefereren boven het werken thuis of elders. Daarvan overtuigd worden werknemers gefaciliteerd in alledaagse behoeften (gezond eten, privéruimten, het kunnen opzoeken van gezelligheid, kunnen sporten), opdat samenzijn en ontspanning op de werkvloer zal leiden tot vooruitgang. Maar ook een bedrijf als Apple heeft door middel van de Applestores en het gebruik van hun ruimten de identiteit van het bedrijf (de beste producten met het mooiste design) uitstekend gepositioneerd.

4. Kwaliteit en uitstraling

Welke kwaliteit heeft ons vastgoed en hoe ondersteunt dat ons merk?

Naast de kwaliteit van de locaties, de kwaliteit van de gebouwen zelf en het materiaalgebruik daarbinnen, zal het bedrijfsvastgoed een uitstraling moeten hebben die in lijn ligt met de identiteit, maar ook een uitstraling die past binnen de criteria als duurzaamheid en financiën. Is de organisatie gericht op kostenreductie, dan zullen de werkplekken sober en functioneel zijn. Is men zoals Apple gericht op de beste producten met het mooiste design, dan kan het niet anders dan dat de winkel ook een perfect design heeft, waarbij van hoogwaardige materialen gebruik wordt gemaakt. Het vastgoed versterkt op deze manier de branding van de organisatie. Niet alleen bezoeken klanten de organisatie (in winkels of kantoor), ook het personeel zal zich moeten kunnen identificeren met het product en de omgeving waarin het product wordt verkocht, bedacht en gerealiseerd. De kwaliteit en uitstraling gaat er in het algemeen over of men zich prettig voelt in de werkomgeving of men er graag naartoe komt, er trots op is en of het voldoende representatief is om er klanten te ontvangen. Wanneer men zich schaamt om te moeten zeggen te werken op een bepaalde locatie of om daar externen te ontvangen, dan geeft dit een duidelijk signaal dat het tijd is voor verbetering.

 

5. Facilities & services

Welke speciale voorzieningen en services verzorgen we om beter te functioneren?

Onder facilities worden de middelen verstaan die de organisatie ter beschikking stelt aan de werknemers om hun taken te vervullen. Dit betreft onder andere de inrichting van het gehuurde. Naast de situering van ruimten ten opzichte van elkaar, gaat het ook om de ondersteunende faciliteiten zoals pantry’s of reproruimten en bijzondere ruimten zoals ruimten voor ontspanning, sport, spel en informele interactie. Vervolgens komt de werkplekinrichting om de hoek kijken: het vaste en losse meubilair en alle productiemiddelen die op de werkplek beschikbaar zijn. De werkplekinrichting omvat een standaarduitrusting die per functie c.q. werkplek omschreven is en te allen tijde aanwezig hoort te zijn op die betreffende werkplek. Niet iedere werkfunctie heeft dezelfde behoefte aan middelen. Maar wanneer werknemers met verschillende functies wisselen van werkplek, moeten werkplekken wel makkelijk en vlot aan te passen te zijn en zouden middelen eenvoudig geïnstalleerd moeten kunnen worden. In samenspraak met de IT-afdeling draagt men zorg voor de gewenste informatie- en communicatietechnologie op de werkplekken en in overige ruimten.

Services betreffen alle contracten met leveranciers (zowel intern- als extern) die betrekking hebben op de diensten die geleverd worden om het mogelijk te maken dat de gebruikers zich optimaal kunnen richten op het primaire proces. In eerste instantie betreffen services alle diensten met betrekking tot schoonmaak, afvalverwerking, catering, beveiliging en de veiligheid van medewerkers. Daarnaast gaat het bij services om het hebben van een service & klachtendesk, een receptie, of een meer hospitality-achtige aanpak (gericht op gastvrijheid op een niveau vergelijkbaar met de dienstverlening bij hotels). Hierbij kan men terecht voor allerlei hulp en services, zoals kledingreparatie, stomerijservices, reproservices, huishoudelijke hulp, handyman services, verjaardagstaarten, postkaarten, autowassen, autoverhuur, fietsverhuur, taxiservices, boodschappenservices etc. Alles gericht op het ontzorgen van de medewerkers en/of bezoekers. Uiteindelijk verhoogt een prettig verblijf de arbeidsproductiviteit en draagt de hospitality door het verzorgen van goede randvoorwaarden bij aan optimalisatie van het primaire proces.

6. Financiën

Wat zijn de financiële randvoorwaarden waaraan onze huisvestingsstrategie dient te voldoen?

De keuze voor de locatie(s) is onder andere afhankelijk van de financiële positie (financiën) van de organisatie. Ook van de economische verwachtingen op macroniveau, maar meer nog van de verwachtingen binnen de sector waarin de organisatie opereert. Organisaties die zich richten op kostenreductie zullen zich niet vestigen op kostbare locaties met een dure inrichting. Zij richten zich op locaties waar doelmatig, prettig, doch sober gewerkt kan worden. Ook kan de financiële ontwikkeling oorzaak zijn van een noodzakelijke wijziging ten opzichte van de vastgestelde vastgoedstrategie. Financiële groei en krimp van het bedrijf dient opgevangen te worden en ook daar kan vastgoed een bijdrage aan leveren.  Zo zien we nu in deze tijd van corona veel kantoorbedrijven hun vastgoedstrategie herijken, mede om kostenreducties te bewerkstelligen, waar andere sectoren zoals logistiek juist de vastgoedportefeuille uitbreiden om de sterk gegroeide online-verkopen thuis te kunnen blijven bezorgen. In ieder geval moet het vastgoed bijdragen aan een positieve businesscase middels kwaliteitsimpulsen of kostenreducties.

 

7. Duurzaamheid & ESG

Welke eisen stellen we aan ons vastgoed en de mobiliteit daar naartoe, als het gaat om duurzaamheid en ‘het juiste doen’?

Huisvestingskeuzes zullen worden gemaakt met het oog op duurzaamheid en de bestendigheid van de organisatie an sich. Aangezien vastgoed niet liquide is en een lage mate van flexibiliteit kent, zullen de keuzes op lange termijn de organisatie dienen te passen, zodat continuïteit (de duurzaamheid van de organisatie zelf) gewaarborgd blijft. Ook zal de organisatie een strategie moeten bepalen omtrent het energie- en waterverbruik van de gebouwen (energieprestatienormen), zero waste policies, het gebruiken van circulaire of biobased materialen en het verlagen van de algehele CO2-footprint. Er moet ook worden toegezien dat er bij onderhoud en vervangingen gekozen wordt voor materialen en type installaties die voldoen aan de laatste normen en standaarden, en bij voorkeur daar nog op voor dienen te lopen.

8. Koop of huur

Hebben we panden in eigen bezit of huren we deze?

Mede afhankelijk van de financiële positie en vooruitzichten van het bedrijf, maar ook van de strategische waarde van een bepaalde locatie of vestiging, worden er keuzes gemaakt omtrent koop of huur. Jongere bedrijven wensen vaak een bepaalde vorm van flexibiliteit te hebben, waarbij huur vaak de voorkeur krijgt. Maar ook bij huur kan men een lange termijn keuze maken. Door het aangaan van een langere huurovereenkomst is de huisvesting op die specifieke locatie gewaarborgd, maar behoudt men uiteindelijk ook enige mate van flexibiliteit. Koop ziet men vaker bij meer volwassen en financieel solide organisaties, waarbij het in eigendom hebben van het vastgoed ook als belegging dient en men de waarde van het vastgoed een positieve bijdrage aan de balans laat leveren. De keuze kan altijd nog zijn om het vastgoed te verkopen (al of niet met een huurcontract van de eigen organisatie) om geld liquide te maken. Veel wordt gekozen voor huur, omdat het benodigde bedrag voor aankoop van vastgoed beter rendeert bij een investering hiervan in de core-business van de organisatie.

 

Samenvattend

Het strategisch vastgoedplan, de huisvestingsstrategie, is het beleidsdocument dat benut kan worden om voor de lange termijn goed onderbouwde huisvestingsbeslissingen te kunnen nemen. Het vormt het sluitstuk op een gedegen inventarisatie en het matchen van het vastgoed aan de organisatiedoelstellingen. Het geeft helderheid over locaties, werkplekconcepten, branding, de kwaliteit, duurzaamheid en de financiële kaders die daarbij gegeven worden. Het geeft de directie en de huisvestingsafdeling houvast en een goed onderbouwd plan, waarmee rustig en eenduidig locatie voor locatie bepaald kan worden of deze nog voldoen aan de standaarden die de organisatie heeft gesteld. Een eenmaal goed opgebouwde vastgoedportefeuille draagt bij aan een positief bedrijfsresultaat, waarbij dat resultaat dus veel meer behelst dan alleen een financieel resultaat, maar ook gaat over een prettige en functionele werkomgeving. Een werkomgeving waarin de bedrijfscultuur herkenbaar is en het primair proces optimaal ondersteunt wordt.

Ook een herijking van je huisvestingsstrategie?

Voor onder andere HEINEKEN, KPMG en Vrumona heeft BLOC de huisvestingsstrategie ontwikkeld, voor ofwel de hele portefeuille of voor enkele van hun gebouwen. We ontwikkelen vastgoed en werkplekconcepten specifiek voor de gebruiker, dus voor de organisatie, maar met name voor alle individuen die samenkomen op die werkplek. We starten dus altijd met een uitgebreide KYC: know your customer. We identificeren door middel van gesprekken, deskresearch en sprintsessies als eerst de missie, visie, strategie, het primair proces, de cultuur en structuur van onze klant. Daarna helpt BLOC met het identificeren van de vastgoedfocus, ranken we de 10 verschillende vastgoedstrategieën en maken of herijken we samen met de klant het strategisch vastgoedplan, de huisvestingsstrategie.

Nu al interesse? Of wil je meer informatie over dit traject? Neem contact op met Jan!

Contacteer Jan!

Jan van Zuijlen

Jan van Zuijlen