HET KANTOOR IS KAPOT
Hoe onze werkomgeving in korte tijd radicaal verandert
Een anekdote (begin altijd met een lekkere anekdote) van afgelopen week die de transitie van ons hele werkende leven omvatte.
Midden in een online vergadering in mijn ‘eigen’ kamer in de online omgeving die we met ons bedrijf gebruiken, kwam zo maar op vrijdag een zaterdags gezicht de vergadering binnen. Het was een ouder van het voetbalteam van mijn zoontje, die even de verbinding kwam testen om de dag erna de wedstrijd-stream goed te kunnen volgen. Na wat verwarring bij alle deelnemers ontstond een klein maar hilarisch gesprekje tussen de voetbalvader en mijn vergadergenoten, uitmondend in wat gerichte adviezen over het gebruik van de online tool. Het was een welkome onderbreking van een normaal gesproken tamelijk formeel overleg, waarin we eerder al hard hadden gelachen om mijn collega die geen verbinding meer had en er flink wat krachttermen uit gooide, die onbedoeld wel degelijk hoorbaar waren voor alle aanwezigen.
De entree van de onverwachte gast maakte ons ervan bewust dat we niet op kantoor zaten, waar dit nooit gebeurd zou zijn. We mogen er niet heen omdat onze kantoren kapot zijn. Ze zijn gehackt door een virus. Eén voetbalvader met een beroerde timing maakte duidelijk dat de grenzen tussen werk en privé eigenlijk alleen door de klok worden bepaald. Hij drukte onze neus op de realiteit: we bevonden ons in een hele andere ruimte, verbonden door een effectieve maar tamelijk beperkte tool en we reageerden anders dan we normaal zouden doen. En dat voelde best goed! Het virus heeft ons perspectief onomkeerbaar veranderd. Ons perspectief op de ruimte waarin we werken, op de technologie die we gebruiken en op de cultuur die we ontwikkelen.
De ruimte waarin we werken
Veel mensen hebben ervaren dat thuis werken een serieus alternatief is voor werken op kantoor. Werknemers ervaren een grotere vrijheid in de indeling van hun dag, werkgevers hebben ondervonden dat thuis werken niet ten koste hoeft te gaan van productiviteit. Ook thuis werken werkt! Dat heeft zijn weerslag op het gebruik van de kantoren, zowel kwantitatief als kwalitatief.
Kwantitatief is het heel simpel: we gebruiken nu minder kantoorruimte en in de toekomst gaan we niet (allemaal) meer terug naar waar we vandaan kwamen. Verschillende bedrijven (met name uit de technologiesector en die zijn meestal trendbepalend) hebben al aangekondigd dat (volledig) thuiswerken ook in de toekomst mogelijk blijft, ook als de noodzaak er niet meer is.
Wat betreft het toekomstig kantoorgebruik zijn er drie typen organisaties. Ten eerste de meer traditionele organisaties die wel teruggaan naar de situatie zoals die was voor deze crisis en die hun personeel verplichten naar kantoor te komen. Daar tegenover staan de organisaties die juist helemaal geen kantoor meer aanhouden en 100% digitaal (gaan) werken (accelerator Rockstart is haar kantoren al aan het afstoten). En er tussenin bevinden zich de organisaties die minder ruimte gaan gebruiken. Deze laatste categorie organisaties is op te splitsen in twee segmenten: de organisaties die hun medewerkers helemaal vrijlaten of ze naar kantoor komen of thuis werken en de organisaties die van hun medewerkers verwachten dat ze enkele dagen in de week thuis werken (en dus ook enkele dagen op kantoor zijn). In beide gevallen hebben deze organisaties minder kantoorruimte nodig. De multinational waarvoor wij een nieuwe kantoorruimte realiseren, is in enkele maanden tijd afgestapt van het principe dat iedere medewerker een eigen bureau heeft en hanteert nu een ‘peak-rate’ van 60% en werkt nu aan een heel ander kantoorconcept (waarin dus op elk moment ten minste 40% van het personeel niet op kantoor werkt). De trend is duidelijk: in de toekomst hebben we minder kantoren en kleinere kantoren nodig. Dat heeft uiteraard gevolgen voor de kantorenvoorraad: er komt leegstand, huurprijzen zullen niet verder stijgen en op den duur zullen meer kantoren worden getransformeerd tot woningen (waar we de komende tien jaar nog wel een tekort aan zullen hebben).
Een minder aantal vierkante meters kantoor is dus vooral voelbaar voor de eigenaren en beleggers. Werknemers zullen vooral de revolutie in de kwaliteit van de werkomgeving merken. Want kantoren moeten gevoelsmatig voortaan concurreren met de thuiswerkplek en daar heeft iedere werknemer in geïnvesteerd. Thuis zit bovendien iedereen in een omgeving die in lijn is met zijn of haar eigen smaak. En dus moet het kantoor meer zijn dan een verzameling werkplekken. Want werken aan je bureau kan je ook thuis of in het co-work center om de hoek. Uit de surveys die we hebben uitgevoerd onder het personeel van verschillende bedrijven, blijkt dat de medewerkers vooral naar kantoor willen voor de sociale contacten en de kwaliteit van de ontmoetingen met hun collega’s. Dat is voortaan de belangrijkste ‘asset’ om maar in vastgoedtermen te blijven: het kantoor als ontmoetingsplek en samenwerkplaats.
Door de verspreiding van de activiteiten over meerdere locaties zal ‘activity based working’ een grote opmars krijgen. Met de digitalisering was deze trend al ingezet, het ‘verspreide kantoor’ zal de transitie naar ‘activiteitgericht werken’ alleen maar versnellen. De kern van deze benadering is het realiseren van de beste omstandigheden voor iedere activiteit. Business development, projectmatig werken, kennisuitwisseling, iedere activiteit vraagt om een eigen omgeving met specifieke voorzieningen. Op kantoor zullen dat dus voortaan activiteiten zijn, die gerelateerd zijn aan ontmoeten en samenwerken. Geconcentreerd werken en (online) 1:1 contacten zijn activiteiten waarvoor je eigen huis al de ideale werkplek is.
Bij een van onze opdrachtgevers (geef een voorbeeld uit je eigen praktijk, maar zodanig to-the-point dat het geen goedkope marketing lijkt) veranderen we een traditioneel kantoor met voor iedereen een eigen werkplek in hoog tempo tot een werkomgeving waarin allerlei vormen van ontmoeten en samenwerken mogelijk zijn. Dit gebouw van drie lagen kent in haar nieuwe vorm een simpel concept: beneden werk je samen, bovenin alleen. De begane grond wordt getransformeerd tot een co-work space in café-setting. Onder het genot van een goede kop koffie of lekkere lunch bouw je hier met collega’s of externe partners en leveranciers aan relaties en business. De eerste verdieping kent straks allerlei verschillende ruimtes waarin collega’s samen kunnen werken. Van stand-up ruimtes tot project ateliers en van brainstorm rooms tot inspiration spaces. De tweede verdieping wordt de laag waar je je tijd tussen bijeenkomsten overbrugt. Hier kan je geconcentreerd werken of in een online box met je collega’s of externen afstemmen. Nog maar een derde van het kantoor kent dus de klassieke werkplekken zoals we die tot op heden veel zagen en gebruikten.
De technologie die we gebruiken
Het kantoor zoals we dat kenden bood houvast. Het had een aantrekkingskracht als het fjord op de lemmingen. Hoe vreemd het ook lijkt, we gingen er iedere ochtend met zijn allen tegelijkertijd naartoe en aan het einde van de werkdag gingen we weer met zijn allen tegelijkertijd naar huis. Inmiddels hebben we ontdekt dat we niet het fjord in hoeven te springen. We zijn gewend geraakt aan het kantoor dat zich over meerdere locaties verspreidt, inclusief je eigen huis. En we zijn eraan gewend geraakt dat het kantoor een online dimensie heeft gekregen. We zijn ons veel bewuster dat we zelf deel zijn van een werkend netwerk dat – veel minder gebonden aan plek en tijd – toch productief is en tot vooruitgang leidt.
Eigenlijk is het net als de scheiding van lichaam en geest. Descartes (haal altijd een filosoof aan, dat vergroot de geloofwaardigheid) onderscheidde het lichaam van de geest, het materiële van het immateriële. Hij was de eerste die een link legde tussen de geest en het bewustzijn waar de intelligentie zetelt. Het is eigenlijk opmerkelijk dat wij zo lang hebben vastgehouden aan het (materiële) kantoor, terwijl de intelligentie zit in het (immateriële) netwerk van slimme geesten en technologieën die onafhankelijk van plaats en tijd met elkaar verbonden kunnen zijn en zo van veel meer waarde kunnen zijn. Het kantoor heeft ons misschien wel belemmerd om veel sneller veel meer uit onze intelligentie te halen. In een ‘verspreide werkomgeving’ kunnen we veel meer kennis ontsluiten dan de kennis die we toevallig op één plek kunnen verzamelen.
Onze werkomgeving is in de toekomst dus veel meer een netwerk van mensen en intelligentie die op verschillende locaties zo goed mogelijk wordt ondersteund om maximaal rendement te halen. Ook kunstmatige intelligentie maakt deel uit van dat netwerk en krijgt een steeds grotere rol. Met Zoom en Teams hebben we nog maar een nano-deel van de potentie van technologie benut. Oculus laat ons thuis al beschikken over een volledig virtueel kantoor. De Duitse startup Holomeeting laat ons vergaderen in een gemixte realiteit van echte mensen en hologrammen. Technologie zet ons virtueel in dezelfde ruimte als we dat nodig hebben. En dat hebben we vooralsnog nodig. Dat blijkt ook uit fijne features zoals Teams die introduceert waarbij alle online deelnemers aan een tafel of op een tribune op het scherm worden geplaatst. Uiteindelijk kan technologie ons het gevoel geven dat we ons in dezelfde ruimte bevinden en elkaar in de ogen kunnen kijken. Nu de transitie naar remote en ‘blended’ werken zo snel verloopt, zullen de virtuele en ‘augmented’ oplossingen alleen maar sneller tot ontwikkeling komen.
De snellere digitale transformatie wordt gedreven doordat de fysieke werkelijkheid volkomen tot stilstand is gekomen. De mogelijkheden waren er al maar worden nu omarmd, simpelweg omdat we geen andere keuze hebben dan ons aan te passen. En het aanpassen gaat snel. Bedrijven zullen nog meer bedreven worden in ‘remote’ werken. Dat zal de ontwikkeling van nieuwe online proposities en nieuwe vaardigheden en nieuwe technologieën aandrijven. En dat alles zal onze manier van werken in een nog hoger tempo veranderen.
De cultuur die we met elkaar ontwikkelen
En onze werkcultuur, die verandert mee. Ook al omdat deze crisis lang genoeg duurt om niet terug te vallen in onze oude patronen. En lang genoeg om gewend te raken aan de nieuwe manier van werken. En die draait niet om nieuwe patronen, maar juist om het gebrek daaraan. Het nieuwe werken draait om veranderen, verandering omarmen, aanpassen en doorontwikkelen. En om leren omgaan met technologie die dat mogelijk maakt. We merken nu al dat de ‘mores’ veranderd is. ‘Is er een reden dit online te doen’ is vervangen door ‘is er een reden dit fysiek te doen’. En net zo makkelijk zullen we wennen aan de ‘verspreide’ werkomgeving, aan alle nieuwe werkvormen en de nieuwe technologieën. Althans… de meesten van ons.
Want niet iedereen zal aan kunnen haken. In de nieuwe werk-cultuur is inclusiviteit op de al dan niet digitale werkvloer een enorme opgave. Steeds meer mensen zullen niet mee kunnen in de snelheid van verandering. En omdat we elkaar minder zien bij de koffieautomaat in de pantry, zullen we daar minder oog voor hebben. Veranderende organisaties zullen steeds minder rekening houden met deze groeiende groep, die voor een deel uit het zicht raakt en zich ook moeilijker zal kunnen organiseren. Werkgevers richten zich liever op het vinden van nieuw talent, die ook makkelijker vindbaar zijn omdat die met de ‘remote reality’ niet meer alleen rond de oorspronkelijke locatie gevonden hoeft te worden. En zo zal een deel van het personeel op achterstand komen te staan en steeds meer geïsoleerd raken.
Bovendien zal de veranderende werk-cultuur impact hebben op ons hele leven. De scheiding tussen werk en privé zal nog verder vervagen, we zullen merken dat we ons daardoor in ons werk ook steeds minder formeel gaan gedragen en dat dat steeds meer geaccepteerd wordt. Daarnaast verandert onze mobiliteit; we zullen afscheid nemen van de lemming in ons en steeds minder forensen tussen woning en werk, want een deel van het werk gebeurt al in de woning. Ook zakelijke vliegreizen zullen meer uitzondering dan regel worden, want alleen al de tijd die het kost moet wel écht opwegen tegen de meerwaarde van fysiek contact. En waar een gezonde werkplek tot voor kort vooral ging over ARBO-normen, zullen een goede balans tussen werk en privé en tussen concentratie en ontspanning de gezondheidsthema’s van de toekomst zijn.
Experiment van het leven
Terug naar het ‘voorval’ met de voetbalvader (dat klinkt meteen als een ongeluk, maar het was eigenlijk meer een gelukje). Hij liet in twee waardevolle minuten zien hoe ons werkende leven al radicaal veranderd is. De begripvolle reactie van mijn vergadergenoten deed me beseffen dat we ons allemaal in dezelfde twilight zone bevinden tussen twee dimensies waarvan we de vorige kennen en de volgende nog niet. We zitten allemaal in hetzelfde ‘living lab’, letterlijk een experiment van het leven. We realiseren ons dat het voor iedereen nog een beetje zoeken is en soms zelfs behelpen. En we vinden het eigenlijk wel lekker dat in die ‘tussentijd’ de vergader-etiquette overboord is gegooid en dat we nieuwe regels ontdekken. Of het gebrek daaraan omarmen. We dragen t-shirts en kijken letterlijk bij elkaar in de keuken, soms zelfs in de slaapkamer of kinderkamer.
Het duurt niet lang meer voor steeds meer mensen zich beseffen dat de kantoren zoals we die nu nog kennen tamelijk vreemde fenomenen zijn uit de vorige dimensie. Maar hoe werkt de volgende dimensie? Welke nieuwe ruimtelijke typologieën gaan we ontwikkelen? Hoe werkt het nieuwe activiteitengericht werken? Welke technologieën kunnen ons nu al helpen en hoe zorgen we dat we in de toekomst snel nieuwe technologieën kunnen omarmen? Hoe geven we veranderingen in de organisatie vorm en houden we iedereen betrokken?
Managers en organisatiestrategen kunnen het beste expliciet maken dat ze het op dit moment ook niet weten. En benoemen dat we allemaal onderdeel zijn van een omvangrijk experiment. En ruimte maken voor de herontdekking van ons werkende leven. Ook letterlijk: maak online ruimte voor het gesprek over het veranderende werken en creëer fysiek ruimte om nieuwe ruimtes, nieuwe technologieën, nieuwe werkvormen en nieuwe omgangsvormen te testen. Het kantoor als living lab voor de werkomgeving van de toekomst. Dat is de beste functie die je die wat vreemde locaties – en exponenten van de vorige dimensie – op dit moment kunt geven.
BLOC herontwikkelt het HEINEKEN kantoor in Zoeterwoude. Als onderdeel daarvan werkt BLOC samen met HEINEKEN en de provincie Zuid-Holland aan een living lab voor de werklocatie van de toekomst. Op het Marineterrein in Amsterdam werkt BLOC samen met Next Nature Network en het Bureau Marineterrein aan een innovatieprogramma voor het nieuwe werken. En met het bedrijf Vrumona ontwikkelt BLOC een nieuwe werkomgeving die (wel) toekomst-proof is.
Ideeën, opmerkingen of vragen? Neem contact op met Lennart!
